Erstellen Sie auf einfache Art einen Pool von beliebig vielen Fragen (in beliebig vielen Sprachen) und erstellen Sie beliebig viele Fragenkataloge in individuell strukturierter Form. Ordnen Sie die Fragen den entsprechenden Ober- und Unterpunkten zu. Geben Sie jeder Frage Beispielantworten, Maßnahmenvorschläge und Hilfestellungen mit, um den Auditor vor Ort zu unterstützen.

Die erstellten Kataloge lassen sich nun zur Durchführung eines Datenschutz Audit für beliebig viele zugeordnete Verfahren einsetzen. Im Audit kann jede Frage mit verschiedenen Abstufungen beantwortet werden.

Weisen Sie den Fragen Standardmaßnahmen bei Nichterfüllung zu oder geben Sie Hinweise für eine entsprechende Beantwortung. Sie können beliebig viele Fragenkataloge erstellen oder zusammenstellen und dann flexibel einem Audit zuordnen.

Es werden verschieden Musterfragenkataloge mitgeliefert, die direkt im Auditmodul verwendet werden oder aus denen Sie sich eigene Musterfragenkataloge für das auf Ihr Unternehmen passende Audit erstellen können.

Hierzu gehören Musterfragenkataloge für die technisch organisatorischen Maßnahmen gemäß Anlage zu § 9 BDSG oder Fragenkataloge für Branchen, wie Apotheken, Ärzte, Krankenhäuser oder Hotels.

Oder Sie starten mit unserem Musterfragenkatalog, der bereits 11 Kategorien (z.B. Hardware, Software, Netzwerk oder Datenschutzorganisation) und insgesamt über 1.200 Fragen mit Erläuterungen enthält.

Sie können auch komplette Fragenkataloge in die Anwendung einlesen. Voraussetzung ist nur, dass die Daten in einer CSV Datei den Vorgaben entsprechend vorliegen. Mit dieser Funktion können Sie auch Ihre bestehenden Checklisten oder Fragenkataloge einlesen.

Jede Frage kann mit verschiedenen Bewertungsarten und damit einer Punktzahl versehen werden. Diese Option ermöglicht die Gewichtung von Fragen oder Bereichen - ein wichtiger Aspekt, wenn Sie Schwerpunkte setzen oder ungleiche Voraussetzungen oder Situationen miteinander vergleichen möchten. Sie erhalten schließlich einen Gesamtüberblick über die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen und können ablesen, wie sich die Datenschutzsituation in Ihrem Unternehmen entwickelt.

Checken Sie die Daten aus dem System zur Durchführung verteilter Audit aus. Unser mobiler Client erlaubt eine schnelle und unkomplizierte Erfassung der Ist-Situation vor Ort. Noch während des Audit können geeignete Maßnahmen erfasst und Termine für die Durchführung mit den Verantwortlichen vereinbart werden. Die beantworteten Fragenkataloge lassen sich wieder leicht importieren und für das Berichtswesen aufbereiten. Sie können also verteilte Audits organisieren.

Natürlich ist jederzeit sichergestellt, dass es nicht zu Konflikten in den Datenbeständen kommt. Auch die Sicherheit kommt nicht zu kurz, denn die zu überspielenden Dateien sind selbstverständlich zu jedem Zeitpunkt verschlüsselt.

Mit der Durchführung eines Audit werden Schwachstellen im Unternehmen offenbart, die es zu schließen gilt. Das System unterstützt Sie dabei, in dem es zum einen ermöglicht den Fragen schon vorab Standardmaßnahmen zuzuordnen, zum anderen können Sie individuelle Informationen und Maßnahmen direkt an Dritte delegieren und die Bearbeitung mit einem Wiedervorlagesystem überwachen. Der Bearbeitungsstand der jeweiligen Maßnahme wird angezeigt.

Es können Aufgaben und Maßnahmen in Bezug auf Verfahren festgelegt, einer bearbeitenden Person zugewiesen, während der Bearbeitung nachverfolgt und per Wiedervorlage auch nachkontrolliert werden.

Die Maßnahmen können, wenn Sie das wünschen, schon während des Audit festgelegt und auch zugewiesen werden. Danach wechseln Sie einfach zur nächsten Frage.

Viele Fragen enthalten schon vorbelegte Maßnahmentexte, die dann übernommen oder bearbeitet werden können. Die Vorbelegung kann natürlich auch durch ihr Unternehmen erfolgen.

Diese Funktionalität steht auch unabhängig von Verfahren zur Verfügung, so können übergeordnete Maßnahmen oder auch solche, die sich wie Fortbildungen auf die Person des DSB beziehen, besser dokumentiert werden. Die Maßnahmen werden auf Wunsch im Baum aufgeführt und können nach Kategorien geordnet werden.

Außerdem kann im Einzelnen festgelegt werden, welche dieser Maßnahmen in den Tätigkeitsbericht eines DSB aufgenommen werden sollen.

Ein Widervorlagesystem erinnert Sie an alle relevanten Vorgänge.

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