Die Sensibilisierung der Mitarbeiter für den Datenschutz ist eine zentrale Aufgabe. Deshalb bietet 2B Secure mit Hilfe der web-basierten Trainingsplattform die Möglichkeit, alle Mitarbeiter individuell zu schulen. Schulungen werden in 2B Secure geplant[...]

Es ist mit möglich mit Formularvorlagen zu arbeiten. Unabhängig von Ihrem eingesetzten Textverarbeitungsprogramm können Sie unsere mitgelieferten Textvorlagen nutzen oder eigene entwerfen. Nach Ihrem eigenen Layout und z.B. mit eigenen Logos können Sie ihre[...]

In Bezug auf den Datenschutzbeauftragten kann die Bestellung und der Fachkundenachweise dokumentiert und Tätigkeitsberichte erstellt werden.

2B Secure bildet das gesetzlich geforderte Verfahrensverzeichnis ab, außerdem kann zusätzlich ein „öffentliches Verfahrensverzeichnis“ gepflegt werden. Für einen leichten Einstieg sind in der enthaltenen Musterfirma die gängigen Verfahren bereits angelegt.[...]

Kontrolle von Verfahren oder Organisationseinheiten erfolgt in der Regel über Datenschutzaudits. 2B Secure unterstützt Audits, angefangen von kurzen und einfachen Checklisten zur Erst-Überprüfung bis zu kompletten Fragenkatalogen für verschiedenste[...]

Die Beratung der Geschäftsleitung durch den DSB basiert auf den verschiedenen Berichten, insbesondere dem Tätigkeitsbericht. Transparente Maßnahmenpläne und die Möglichkeit, jederzeit auf jedes Detail der Datenschutzdokumentation zugreifen zu können,[...]

Auch die Verpflichtung der Mitarbeiter nach § 5 BDSG wird als Maßnahme festgehalten und damit dokumentiert. Zum Beispiel auf Basis des als Hilfe mitgelieferten Textvorschlags.

Kernpunkt der Sensibilisierung ist die Schulung der Mitarbeiter mit Hilfe der 2B Secure Trainingsplattform.

Die Überwachung von Verfahren und Anwendungen ist eine Daueraufgabe eines DSB, die in 2B Secure durch Anlegen von Überwachungsmaßnahmen und regelmäßigen Audits effizient geplant und durchgeführt wird.

Verfahren können ggf. meldepflichtig sein, in dem Falle werden die Meldung selber sowie Datum und Adressat separat zum Verfahren dokumentiert.

Im Umgang mit Aufsichtsbehörden ist Transparenz wichtig. Deshalb werden in 2B Secure Kontakte zu Aufsichtsbehörden als Maßnahmen verstanden und dokumentiert. Drüber erfolgt dann auch das Beschwerdemanagement.

Die Beantwortung einer Anfrage, egal ob nach gespeicherten Daten oder nach dem Verfahrensverzeichnis für Jedermann, wird als Maßnahme verstanden und dokumentiert. Über die Terminsteuerung und Wiedervorlage wird das Beschwerdemanagement abgebildet.

2B Secure hält die einschlägigen Gesetzestexte vor, die regelmäßig aktualisiert werden.

2B Secure unterstützt die Kooperation im Datenschutz. Delegieren und Nachverfolgen von Datenschutzmaßnahmen, Austausch von Informationen, aber auch Einladung zu Datenschutzschulungen: Alles ist im Kommunikationszentrum zusammengefasst.

Das Praxishandbuch bietet Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle relevanten Aufgabenstellungen im betrieblichen Datenschutz.

Datenschutznachrichten von 2B Advice mit Bezug auf den betrieblichen Datenschutz können in 2B Secure angezeigt werden.

An vielen Stellen besteht in 2B Secure die Möglichkeit, v.a. durch Bereitstellung von Auswahllisten eine Datenschutz-Dokumentationspolicy zu definieren und durchzusetzen. Alle auf dieser Basis erstellten Dokumentationen werden dadurch vereinheitlicht und[...]

2B Secure ist mandantenfähig und bildet Ihre Organisationseinheiten ab. Darüber hinaus wird auch die Struktur der Organisation abgebildet, sowohl hierarchisch als auch bei Bedarf in der tatsächlichen („virtuellen“) Arbeitsorganisation. Zu[...]

Betreiber von Verfahren können direkt zur Dokumentation ihrer Verfahren in 2B Secure beitragen. Sie werden mit Assistenten stark unterstützt und durch jeden einzelnen Schritt geführt. Damit können auch Personen mit geringeren Kenntnissen im Datenschutz eine[...]

Als einfachen Einstieg in einen Datenschutzprozess können Verfahren über das Intranet an den Datenschutz gemeldet werden. Dies kann einfach an vorhandene Gegebenheiten angepasst werden, z.B. an eine vorgegebene Corporate Identity.

Bei der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses können alle Details dokumentiert werden, die für die Prüfung und Bewertung eines Verfahrens unter Datenschutzgesichtspunkten erforderlich sind. Die rechtliche und technische Prüfung von Verfahren wird durch[...]

Alle für eine Vorabkontrolle erforderlichen Merkmale eines Verfahrens werden direkt dokumentiert, die Vorabkontrolle erfolgt nach einem einheitlichen Vorgehen.

Alle notwendigen Schritte in Bezug auf Datenverarbeitung im Auftrag werden unterstützt: Eine wiederverwendbare Checkliste (hier wird das Audit-Tool verwendet) stellt sicher, dass alle Schritte beachtet werden.

Es gibt viele verschiedene Fälle, in denen Berichte über unterschiedliche Bereiche gebraucht werden, von der Gesamtübersicht über alle Verfahren und Maßnahmen als Jahresbericht bis zum Tätigkeitsbericht eines Datenschutzbeauftragten. 2B Secure unterstützt[...]

Datenschutzmaßnahmen sind das Mittel, mit dem die Einhaltung des Datenschutzes sichergestellt wird. Sie können Maßnahmen anlegen, mit Start- und Fertigstellungsterminen versehen und den Fortschritt beschreiben bzw. nachverfolgen. Darüber hinaus können Sie[...]

Das beste Mittel, um eine Vielzahl von Maßnahmen effizient bearbeiten zu können, ist ein Wiedervorlage-System. 2B Secure erinnert rechtzeitig an anstehende Fertigstellungstermine, zeigt aber auch an, wenn Maßnahmen bereits vorher abgeschlossen wurden.

Bei der Durchführung von Audits ist es oft erforderlich, Fragenkataloge „mitnehmen“ zu können. Deshalb können Sie in 2B Secure Audits als Datei „auschecken“ und nach Durchführung mit den ausgefüllten Fragen wieder „einchecken“, d.h. die Ergebnisse übernehmen.[...]

2B Secure bietet die Möglichkeit, Nachrichten unter den Benutzern auszutauschen, außerdem wird ein Benutzer von 2B Secure darüber benachrichtigt, wenn z.B. ein Report fertiggestellt wurde, während bereits etwas anderes bearbeitet wurde.

Handbuch und Hilfe zu 2B Secure sind kontextsensitiv aufrufbar und stehen damit an jeder Stelle auch bei der laufenden Benutzung zur Verfügung. Darüber hinaus können Gesetztestexte und das Praxishandbuch ebenfalls kontextsensitiv aufgerufen werden, so dass[...]

Die gesamte Dokumentation ist recherchierbar mit Hilfe eines mächtigen Recherche-Tools, das die Funktionen einer einfachen Suche weit übersteigt. Fein einstellbare Suchparameter und die Ausgabe der Ergebnisse als Tabelle und als Datei machen die Recherche zu[...]

Die Anmeldung eines Benutzers erfolgt im benutzerfreundlichen SingleSignOn-Verfahren. Falls notwendig besteht aber auch die Möglichkeit, eigene Benutzerkonten in 2B Secure einzurichten.

Die Benutzerverwaltung kann vollständig innerhalb von 2B Secure erfolgen, im laufenden Betrieb ist keine Unterstützung von Systemadministratoren erforderlich.

2B Secure verfügt über ein ausgearbeitetes Rechte- und Rollensystem, das es erlaubt, ohne großen Aufwand genau zu definieren, welche Objekte ein Benutzer sehen und welche er bearbeiten darf.

Verschiedene Objekte wie z.B. Fragenkataloge oder Assistenten können zwischen Nutzern von 2B Secure ausgetauscht werden. Suchergebnislisten können als Dateien exportiert werden.

2B Secure hat ein eigenes Backup-System. Es kann aber genauso gut in bestehende Backup-Szenarien integriert werden.

2B Secure verfügt über einen Windowsclient sowie über einen identischen Webclient. Beide Clients können gleichzeitig und gemischt verwendet werden.

Die Software wird standardmäßig mehrsprachig mit Deutsch und Englisch ausgeliefert. Französisch und weitere Sprachen sind auf Anfrage lieferbar.