Objektsuche
Über den Menüpunkt „Extras / Suchen“ können nun die Objekte Mandant, Verfahren, Audit und Maßnahme anhand fast beliebiger Merkmale gefunden werden. Es können Suchparameter zu fast allen Merkmalen dieser Objekte gesetzt werden, und immer wird eine Ergebnisliste angezeigt, über die durch Doppelklick das Objekt im Baum aufgerufen und angezeigt werden kann. Die Art des Vergleichs kann für jeden einzelnen Parameter gesondert eingestellt werden, so dass eine sehr gezielte Suche möglich ist. Auch solche Angaben wie „ist leer“ oder „ist nicht leer“ werden unterstützt. Dies ist besonders hilfreich, wenn z.B. kontrolliert werden soll, ob bestimmte Felder tatsächlich in allen Objekten ausgefüllt worden sind.  

Suche in Praxishandbuch und Gesetzestexten
Auch in diesen beiden Textbereichen kann gezielt gesucht werden. Zu diesem Zweck kann oberhalb des bisherigen Lesebereichs ein Suchtext eingegeben werden. Darunter werden dann bis zu 30 Fundstellen aufgelistet. Auch hier gibt es die Möglichkeit, mehrere Wörter oder eine ganze Sentenz (dann in Anführungszeichen) einzugeben, um die Menge der Fundstellen vernünftig eingrenzen zu können. Zusätzlich gibt es bei den Gesetzestexten die Möglichkeit, direkt nach Paragraphen zu suchen, in dem das Schlüssel-Zeichen „§“ eingegeben wird. Dies erlaubt das gezielte Aufblättern von einzelnen Paragraphen oder Absätzen. Für eine genaue Anleitung bitte die Hilfe konsultieren! 

Kontext-Aufruf von Praxishandbuch und Gesetzestexten
Ähnlich wie die Hilfe können ab dieser Version auch aus jedem Anwendungskontext gezielt Suchen in Praxishandbuch und Gesetzestexten anhand vorbereiteter Suchparameter angestoßen werden. Neben dem blauen Symbol mit dem Fragezeichen für die Hilfe finden sich nun zwei weitere Symbole, mit deren Hilfe Sie diesen Aufruf starten können. In der Windows-Version ist es zusätzlich möglich, die Hilfe wie immer mit F1, das Praxishandbuch mit F2 sowie die Gesetzestexte mit F3 aufzurufen. Im Anschluss können sie die Aufrufe natürlich im Sinne Ihrer aktuellen Fragestellungen verfeinern oder sogar ganz verändern. In jedem Fall bekommen Sie damit zu jeder Aufgabenstellung nicht nur Hilfe bei der Bedienung der Anwendung, sondern auch eine Hilfestellung bei der Bewältigung der anstehenden Aufgabe und eine Hinterlegung mit den rechtlichen Originalquellen. 

Überarbeitung Praxishandbuch gemäß dem neuen BDSG
Das Praxishandbuch wurde vollständig überarbeitet und erweitert unter dem Aspekt, alle Änderungen des BDSG aus 2009 aufzunehmen und in ihrer praktischen Bedeutung und Umsetzung darzustellen. Insgesamt ist das Praxishandbuch nun umfangreicher und aktuell. 

Aktualisierung Gesetzestexte
Nicht wenige der in 2B Secure enthaltenen Gesetze sind seit dem Erscheinen der vorigen Version geändert worden, allen voran natürlich das BDSG selber. Diese neuen Versionen sowie einige weitere Gesetze mit einschlägigen Datenschutzregelungen sind in Version 3.6 enthalten, so dass Sie auf den aktuellen Texten arbeiten können. Der Ausbau dieses Bereichs wird sich in den folgenden Versionen kontinuierlich fortsetzen. 

Erweiterungen für den neuen § 11 BDSG (Datenverarbeitung im Auftrag)
Durch die BDSG-Novelle werden u.a. die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten in Bezug auf die Datenverarbeitung im Auftrag sehr viel detaillierter geregelt. Es gibt nun die Möglichkeit, ein Verfahren explizit als „Datenverarbeitung im Auftrag“ zu kennzeichnen. Dem wird in der Version 3.6 u.a. dadurch Rechnung getragen, dass es einen Fragenkatalog zur Prüfung der Verträge gibt, in dem alle im Gesetz angesprochenen Aspekte ausführlich gewürdigt werden.

Verbesserungen bei Reports
Neben einer grundsätzlichen Vereinheitlichung der Reports in Bezug auf die verwendete Formatierung wurden viele Verbesserungen im Einzelnen umgesetzt. Beispiele sind: - Aufnahme der zugehörigen Maßnahmen zum Auditreport - Ausblenden von inaktiven Verfahren aus den Übersichtsreports - Leichtere Lesbarkeit der Gliederungselemente - Ausblenden von nicht ausgefüllten Elementen  

Ausblenden von allen nicht selektierten Mandanten
Dies ist eine gute Idee, die wir gerne umgesetzt haben: Es kann sinnvoll sein, die aktuell nicht in Bearbeitung befindlichen Mandanten für die Zeit der Bearbeitung auszublenden. Damit verringert sich einerseits die Zahl der Objekte, die aus der Datenbank gelesen werden müssen, was man v.a. in der Webanwendung am verbesserten Laufzeitverhalten bemerken kann. Andererseits ist dies zusätzlich ein sehr sinnvolles Feature für solche Benutzer, die mit ihren Kunden direkt am Bildschirm Informationen einpflegen wollen: Dabei gibt es Situationen, in denen die anderen Mandanten nicht unbedingt erkennbar sein sollten, z.B. wenn es sich um einen externen DSB handelt und die anderen Mandanten seine anderen Kunden darstellen. Nach der Bearbeitung dieses Mandanten können die anderen Mandanten mit Mausklick einfach wieder eingeblendet werden. 

Anschriftsdaten global ändern
2B Secure verwaltet alle Daten, also auch Adressdaten, immer einzeln, um sicherzustellen, dass nicht durch zentrale Änderungen bestehende Dokumentationen von Verfahren und Mandanten ungewollt geändert werden können. Um trotzdem auf einfache Weise Änderungen von Adressdaten möglichst nur einmal vornehmen zu müssen, gib es ab dieser Version die Möglichkeit, solche Daten gezielt und ausdrücklich für alle gleichen Einträge zu ändern. Dies ist besonders hilfreich, wenn sich z.B. die Daten des DSB geändert haben und dieser an vielen verschiedenen Stellen im System eingetragen ist.

Oberflächeneinstellungen 
Damit man nicht beim erneuten Öffnen von 2B Secure auch die Einstellung der Oberfläche neu vornehmen muss, werden viele dieser Einstellungen jetzt pro Benutzer gespeichert und beim erneuten Aufruf der Anwendung wiederhergestellt.

Microsoft Windows 7
Die Version 3.6 ist für Windows 7 getestet und kann unter Windows 7 32 Bit und 64 Bit verwendet werden.  

Praxishandbuch

Beim Praxishandbuch geht es vor allem darum, methodisch und ohne sachliche Lücken das Thema Datenschutz im Unternehmen anzugehen. Dieses Buch ermöglicht es dem betrieblichen internen und externen Datenschutzbeauftragten, Datenschutzmanagement in einem Unternehmen einzuführen. Es beschränkt sich dabei auf das in der Praxis notwendige Wissen, um erfolgreich im Unternehmen als Datenschutzbeauftragter zu bestehen.
In der aktuellen Version 3.5 besteht das Praxishandbuch aus dem dafür grundlegenden Kapitel Datenschutzorganisation. Das Praxishandbuch gibt Hilfestellung beim Aufbau des Datenschutzes im Unternehmen, aber auch in der täglichen Arbeit und bei der Weiterentwicklung des Datenschutzes liefert es wertvolle Hinweise und praktische Tips.

Gesetzestexte

Ebenfalls auf Kundenwunsch wurden viele für die Arbeit eines DSB relevanten Gesetzestexte in die Anwendung integriert. Selbstverständlich enthalten sind das Bundesdatenschutzgesetz sowie die Datenschutzgesetze der Länder, aber auch die Europäische Datenschutzrichtlinie. Weitere Schwerpunkte der Sammlung sind bisher „Safe Harbour“ sowie Gesetze aus dem Bereich Telekommunikation und Sozialdatenschutz. Diese Sammlung wird bereits im nächsten Release stark erweitert und aktualisiert werden.  

Datenschutznachrichten  

Gerade im Datenschutz sind aktuelle Informationen, aber auch Hintergrundberichte von großer Bedeutung, aber oft nur schwer zu bekommen oder stark auf einen bestimmten fachlichen Zusammenhang bezogen. 2B Advice stellt deshalb seit einiger Zeit einen Nachrichtendienst zur Verfügung, der nun auch in 2B Secure empfangen und dargestellt werden kann. Darin enthalten sind Datenschutz-Nachrichten aus Deutschland und Europa, aber auch internationale Informationen von Bedeutung. Alle Artikel sind eigens recherchiert und stellen schwerpunktmäßig die Bedeutung und mögliche Konsequenzen für den betrieblichen Datenschutz und betroffene Unternehmen in den Vordergrund. 

Konfigurierbare Anzeige

Die Anzeige von Praxishandbuch, Gesetzestexten und Datenschutznachrichten ist konfigurierbar und kann den Bedürfnissen der verschiedenen Anwender angepasst eingestellt werden.  

Neuer Name für die Anwendung

Die Anwendung mit dem bisherigen Namen „2B Secure Datenschutzmanagement“ wird zukünftig einheitlich unter Bezeichnung 2B Secure vertrieben und erhält ein eigenes Produktlogo: 2B Secure wird also nur noch als Produktbezeichnung bei der 2B Advice GmbH geführt. Der Zusatz Datenschutzmanagement fällt weg. Die Bezeichnung 2BDS o.ä. wird nicht mehr verwendet. Es wird das Logo auch noch mit der jeweils gültigen Versionsnummer geben. Kunden erhalten auf Wunsch das Webbanner „powered by 2B Secure“. 

Neue Netzwerk-Version „SE“ Small Enterprise

Angeboten wir nun auch eine günstige Netzwerkversion SE, die sogar mit einer SQL Server 2005 Express Edition Lizenz ausgeliefert wird und die Leistungsfähigkeit dieser Datenbank ausnutzt. Diese ist für Unternehmen geeignet, die nicht mehr als 5 administrierte Benutzer benötigen und auf den vollen Leistungsumfang einer Vollversion von MS SQL Server verzichten können. Diese Version wird auch wieder als Starterpaket mit vergünstigtem Wartung- und Upgrade- Vertrag für das erste Jahr angeboten. 

Neue und überarbeitete Berichte bzw. Reports

Dazu gehört unter anderem ein Verfahrensverzeichnis für Jedermann in einer langen Version

Unternehmenslogos in Reports

Sowohl für die Mandanten als auch für die gesamte Organisation können Logos hinterlegt werden, die dann im Report angezeigt werden. Außerdem kann ein weiteres Logo hinterlegt werden, welches dann in der Fußnote eines Reports angezeigt wird. Das kann z.B. das Logo des externen Datenschutzbeauftragten sein. 

Maßnahmen

Eine der vielen Stärken von 2B Secure sind schon jetzt die Möglichkeiten der Verknüpfung der täglichen Aufgaben mit Maßnahmen, die man einschließlich Wiedervorlagen anlegen und kontrollieren kann. In dieser Version wird die Nutzung einfacher und es erfolgen Änderungen und Neuerungen für die folgenden Funktionen:

• Maßnahmen als eigene Aufgaben benutzen
• Maßnahmen an Andere delegieren 
• Abschließen einer Maßnahme Maßnahmen im Offline-Modus, also in ausgecheckten Audits bearbeiten
• Ergonomische Verbesserung der Maßnahmen-Oberfläche 
• Wiedervorlage für alle Benutzer, nicht nur für Inhaber der Maßnahmen

Signalisierung von Stati per E-Mail

 Einige Rollen in einer Datenschutzorganisation arbeiten nicht regelmäßig mit der Anwendung. Diese können nun optional Statusmeldungen erhalten, wenn sich ein Status verändert hat, Nachrichten für Sie vorliegen oder neue Aufgaben zugewiesen wurden.

Optionale Workflowinstrumente Verfahrenswizzard

• Verfahrensmeldung
  Dabei handelt es sich um eine einfache Webanwendung, die - in das Intranet des Unternehmens integriert - den Fachabteilungen ermöglicht, ihre Verfahren direkt zu melden. In der Anwendung werden die Meldungen angezeigt und können als Verfahren übernommen werden. 
• Dateneingabe für Verfahren durch Wizards jetzt auch für die Netzwerkversion
  Die Fachseite erhält nach Anlage des Verfahrens einen direkten Link, der per E-Mail versendet, zu einem Wizard führt, der hilft, die notwendigen Eingaben auf einfache Art ein zu pflegen. Dieser optionale Baustein bietet ab sofort einen konfigurierbaren Verfahrenswizard an. Voraussetzung ist eine Netzwerkversion für die Web- oder die Windowsanwendung. Welche Daten auf diesem Wege erfasst werden und auf welche Art kann hier frei konfiguriert werden.
  Ein Wizard besteht aus einer Serie von Einzelseiten, die grundsätzlich gleich strukturiert sind, jedoch im Einzelnen vor der Benutzung durch einen Redakteur vorkonfiguriert werden können. Die Eingaben von Inhalt erfolgt in der Standard-Anwendung, dort aber in einem besonderen Wizard-Modus, der folgendes beinhaltet: 

Vereinfachte Installation, Lizensierung und Aktivierung

Die Installation und Aktivierung der Software wurde stark vereinfacht.

Upgrades und Updates

Die Handhabung von Updates und Upgrades wurde vereinfacht. Die Datenübernahme erfolgt jetzt automatisch. 

Lizensierung

Als zusätzliche Option steht ein Online Lizensierungsprozess zur Verfügung. Dadurch können z.B. erweiterte Lizenzen auf einfache Weise bezogen werden. 

Aktivierung Online

Auch für die Aktivierung steht jetzt ein Online Prozess zur Verfügung. Eine Online Webverbindung vorausgesetzt, erfolgt diese jetzt auf Knopfdruck. Selbstverständlich ist eine telefonische oder mailbasierte Aktivierung weiterhin möglich.

Nächstes Upgrade zum 1. Mai. In Zukunft wird es zwei Mal im Jahr ein Upgrade der Software geben. Die Termine für diese Upgrades lauten 1. November und 1. Mai eines Jahres.