Aussehen

Die gesamte Arbeitsoberfläche wurde überarbeitet. Alle bedienbaren Elemente wurden ausgetauscht und erstmals kommen über 130 eigens entwickelte Datenschutz Icons und Symbole zum Einsatz. Zwar werden Sie sich in 4.0 weiterhin sofort zurechtfinden, da alles am gewohnten Platz zu finden ist, dennoch werden Sie schnell merken, wie viel leichter Sie sich zurechtfinden werden und wie viel übersichtlicher die Anwendung geworden ist. Der Benutzer erhält eine starke grafische Unterstützung mit Hilfe einheitlicher und eindeutiger Symbole.

 

Bedienung

 

Auch die Bedienung wurde komplett überarbeitet und für ein schnelleres Arbeiten optimiert. Das fängt damit an, dass in der Windowsversion die bisherige Menübedienung, durch die moderne „Ribbon“ Technologie ersetzt wurde. Das funktioniert, derzeit aus Performancegründen ohne „Ribbons“, auch in der neuen Webversion. Je nachdem, wo Sie sich in der Anwendung befinden, wird immer kontextbezogen der mögliche Funktionsumfang angezeigt, so dass Sie zügig und ohne überflüssige Mausklicks arbeiten können.

 

Für 2B Secure Nutzer neu und eine große Erleichterung ist, dass der "Bearbeiten" Knopf wegfällt. Sie können mit 4.0 -Rechte vorausgesetzt- jedes Feld direkt anwählen und bearbeiten ohne vorher in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Das erlaubt Ihnen schneller und zügiger zu arbeiten als bisher.

 

Ebenfalls eine große Erleichterung ist die Möglichkeit mehrfache Selektionen durchzuführen. Bisher konnten sie in Listenfeldern, wie bei Datentypen immer nur einen Eintrag auswählen. Ab jetzt können Sie mehrere Einträge selektieren. Jetzt können Sie z.B. gleich alle zutreffenden Datentypen für die Übernahme in das Verfahrensverzeichnis gleichzeitig auswählen und übernehmen.

 

Außerdem können Sie z.B. Nachrichten, Datentypen, Maßnahmen etc. nach allen Spalten sortieren und sogar Filter für jede Spalte eintragen, um schneller den oder die gewünschten Einträge zu finden und auswählen zu können.

 

Dateifunktionen

 

Es gibt auf vielfachen Wunsch diverse neue Dateifunktionen. So können jetzt z.B. zu Fragen im Audit auch Dateien abgelegt werden, damit man die Dokumente für die Beantwortung der Fragen direkt zur Hand hat.

 

Auch kann man jetzt ein Dokument als Link abspeichern, z.B. auf eine Webseite im Intranet oder ein bestimmtes Verzeichnis auf einem Unternehmensserver.

 

Richtig nützlich ist die neue Scanschnittstelle. Oft hat man Dokumente nicht in digitaler Form vorliegen. Jetzt können Sie die Dokumente direkt in die Datenbank scannen und von da an hat jeder -mit den entsprechenden Rechten- Zugriff auf das entsprechende Dokument.

 

Sie können nunmehr Dateien z.B. mit Word bearbeiten und dann direkt wieder in der Datenbank speichern. Geänderte Dateien werden mit den Änderungen wieder in die Datenbank zurückgespeichert. Das ist insbesondere im Zusammenhang mit der neuen Formularverwaltung ein nützliches und effizienzsteigerndes Feature.

 

Vorlagen/Formularverwaltungen

 

Ganz neu und erstmals möglich ist es, mit Formularvorlagen zu arbeiten. Unabhängig von Ihrem eingesetzten Textverarbeitungsprogramm können Sie unsere mitgelieferten Textvorlagen nutzen oder eigene entwerfen. Nach Ihrem eigenen Layout und z.B. mit eigenen Logos können Sie ihre Vorlagen gestalten. Sie können als Grundlage auch unsere mitgelieferten Vorlagen verwenden und diese für die eigenen Bedürfnisse weiterentwickeln.

 

Das Interessante daran ist, dass Sie die in 2B Secure bereitgestellten Datenfelder in die Vorlagen einbinden können.

 

Die Vorlagen dienen Ihnen dann dazu z.B. schnell ein Auskunftsersuchen zu beantworten oder einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung fertigzustellen. Kontextbezogen werden dann die in 2B Secure gepflegten Daten genutzt das Dokument auszufüllen. Anschließend wird das Dokument direkt in der Datenbank gespeichert und mit einer Maßnahme verknüpft. Natürlich lässt sich das fertige Dokument vorher noch bearbeiten.

 

Musterfirma

 

Insbesondere für Einsteiger interessant, ist die neue Musterfirma, die Sie vorfinden, wenn Sie das Upgrade installieren. Dort sind z.B. Standardverfahren angelegt, die man in das eigene Verfahrensverzeichnis übernehmen kann. Und natürlich ist auch 2B Secure dort als Verfahren angelegt.

 

Maßnahmen

 

Maßnahmen findet man zwar weiterhin im Baum, bekommt Sie aber jetzt übersichtlich im Arbeitsbereich angezeigt. Neue Filter ermöglichen es, sich auch abgeschlossene Maßnahmen anzeigen zu lassen und insgesamt die gewünschte Maßnahme schneller wiederzufinden. Neu sind auch die vielfach gewünschten mandantenbezogenen Maßnahmen.

 

Lizensierung, Updates und Upgrades

 

Ganz unsichtbar, aber verbessert wurde die Lizensierung und Aktivierung der Software. Bisher reagierte diese zugekaufte Komponente zuweilen empfindlich auf das Auswechseln eines USB Gerätes. Auch die Aktivierung war auf E-Mail und eine Online Aktivierung beschränkt. Jetzt erfolgt die Aktivierung über eigens entwickelte Webservices und einen Ausbau des Serviceportals. Auch Offline Geräte können über eine Webseite auf einem anderen Rechner aktiviert werden oder eine neue Lizenz z.B. für ein Update kann heruntergeladen werden.

 

Mit Installation der Version 4.0 werden Sie, wenn gewünscht und mit den entsprechenden Rechten ausgestattet, über neue Updates und Upgrades informiert. Über den neu von uns entwickelten Updateservice können Sie die Updates, z.B. für neue Versionen, Patchs, Fragenkataloge, etc. direkt herunterladen und installieren.

 

Löschungsfristen

 

Auch in einer Datenschutzanwendung darf der Datenschutz nicht zu kurz kommen. Unser revisionssicheres System speichert alle Veränderungen zum Zweck der Eingabekontrolle. Aber auch diese Daten unterliegen einer Löschungsfrist, die zur Löschungspflicht wird. Wann das ist bestimmen Sie. Nach Ablauf der Frist werden entsprechende Daten automatische aus den Datenbanktabellen gelöscht und zwar so wie der Datenschutz das fordert.

 

Diverses (Sessionablauf, Passwörter, Kommentierung von Fragen)

 

Viele kleinere weitere Änderungen zur Erleichterung der täglichen Arbeit wurden umgesetzt. Z.B. kann auf Wunsch das Passwort bei der Anmeldung gespeichert werden, wenn man das möchte. In den Audits können auch Fragen kommentiert werden, die „nicht anwendbar“ im konkreten Audit sind und die Webuser wird freuen, dass der Ablauf der Session, nach längerem Zeiträumen ohne zu speichern, nicht mehr zum Verlust der Arbeit führt.

 

 

Die herausragende Neuerung ist sicher, dass mit 2B Secure die Möglichkeit besteht, Datenschutzschulungen als Web-based Trainings anzubieten. Dies ist nicht auf die großen Versionen beschränkt, sondern kann bereits auf Basis der Einzelplatzversion genutzt werden.

 

2B Secure Trainingsplattform: Datenschutzschulung als Web-based Training

Die Möglichkeit, Datenschutzschulungen im Intranet oder Internet ganz einfach mit dem Browser durchlaufen zu können, stand ganz oben auf der Wunschliste bei vielen Nutzern. Die Anfragen waren so dringlich, dass wir uns entschlossen haben, diesen Punkt vorzuziehen, der eigentlich als Add-On für die Version 4.0 geplant war. Herausgekommen ist etwas, das wohl ziemlich ungewöhnlich, aber auch typisch für 2B Secure ist:

 

Die 2B Secure Trainingsplattform

 

Datenschutzschulungen sind aufwändig. Deshalb bietet sich hier Web-basiertes Training als Schulungsmethode an. Jede eingeladene Person kann die Schulung durchlaufen, wenn es die Zeit erlaubt, es gibt keine festen Schulungstermine.

Auf der anderen Seite ist Web-basiertes Training seinerseits aufwändig, weil die entsprechende Infrastruktur aufgebaut und die Inhalte entsprechend aufbereitet werden müssen. Und meist sind es die kleinen Anpassungen hinterher, die richtig ins Geld gehen…

 

Hier setzt die 2B Secure Trainingsplattform an:

 

Sie müssen keine eigene Infrastruktur aufsetzen, Sie können die von 2B Advice angebotene Infrastruktur im Internet nutzen (natürlich können Sie das System aber auch selber in Ihrem Intranet hosten).

 

Sie haben ohne Mehrkosten eine Datenschutzschulung als Vorlage zur Verfügung und können beliebig viele Personen zu dieser Schulung einladen. Eine weitere kostenfreie Schulungsvorlage ist in Vorbereitung. Das wird eine Vertiefungsschulung sein, die dann auch auf Bereiche wie Personal, Vertrieb oder Marketing eingeht.

 

Sie können ohne Mehrkosten Anpassungen vornehmen, den Inhalt verändern oder sogar eine ganz eigene Schulung auf dieser Plattform aufsetzen.

 

Erfolgreiche Teilnehmer erhalten ein Teilnahmezertifikat.

 

Einzige Voraussetzung: Sie müssen Inhaber einer 2B Secure Lizenz sein und einen gültigen Support- und Upgradevertrag (ab jetzt „Servicepaket“ genannt) haben. Auf dieser Grundlage erhalten Sie zusätzlich das Recht auf Nutzung der 2B Secure Trainingsplattform.

 

Wie funktioniert das?

 

Die 2B Secure Trainingsplattform ist eine Webanwendung zur Durchführung von individuellen Trainings sowie für die Verwaltung und Bearbeitung von Trainingsvorlagen.

 

Das Datenschutztraining in 2B Secure ist damit ein Web-basiertes Training, das auf einem Webserver abläuft und über einen Browser aufgerufen und durchgeführt werden kann. Die einzelnen Trainings beruhen dabei auf Trainingsvorlagen, die jeweils für einen bestimmten Schulungszweck erstellt werden.

 

Trainingsvorlagen werden direkt auf der Trainingsplattform verwaltet und bearbeitet. Es besteht die Möglichkeit, bestehende Trainingsvorlagen zu verändern, indem Text, Bilder o.ä. angepasst werden. Es können auch völlig neue Trainingsvorlagen angelegt werden. Nur Trainingsvorlagen, die vom Hersteller 2B Advice bereitgestellt werden, können nicht direkt verändert werden. Es kann aber eine Kopie davon angelegt und diese dann verändert werden.

 

Die Verwaltung und Zuweisung von einzelnen Trainings erfolgt NICHT auf der Trainingsplattform, sondern ausschließlich in 2B Secure. Nur dort werden Daten zu den Personen, die eingeladen werden, vorgehalten und verwaltet. Auf der Trainingsplattform sind diese Daten nicht vorhanden, das einzige individuelle Merkmal eines Trainings ist die zufällige Trainingsnummer.

 

Ein einzelnes Training wird in 2B Secure einer einzelnen Person zugewiesen, nachdem es auf der Trainingsplattform auf der Basis einer Trainingsvorlage angelegt wurde. Ein solches einzelnes Training hat eine eindeutige und zufällige Trainingsnummer, die auch Bestandteil des URL-Pfades ist. Damit können einzelne zugewiesene Trainings von einzelnen Personen über diese individuelle URL aufgerufen werden.

 

Normalerweise erhält die Person diese URL in einer Email, in der die URL enthalten ist, die damit meist durch einfaches Anklicken aufgerufen werden kann.

 

Wie immer gibt es auch in diesem Release darüber hinaus natürlich viele einzelne Veränderungen und Verbesserungen. Hier die wesentlichen Punkte:

 

Musterfirma

Sie haben die Möglichkeit, bei der Installation eine Musterfirma mit zu installieren. Diese Musterfirma beinhaltet im Mandanten „Trucksol Ltd“ eine repräsentative Liste von Verfahren. Wenn Sie also verstehen wollen, wie man sich sinnvoll der Frage nähert, welche Verfahren es in einem Unternehmen eigentlich gibt, so könnte dies Ihr neuer Startpunkt sein.

 

Zusätzliche Adress- und Kontaktdaten zum Verfahren

Ebenfalls auf vielfachen Wunsch können jetzt je Verfahren zwei zusätzliche Adressen verwaltet werden. Die Anforderungen sind zwar durchaus unterschiedlich in den verschiedenen Unternehmen, aber dass hier immer häufig zusätzliche Adressen benötigt werden, um alle notwendigen Kontakte rund um ein Verfahren abzubilden, wurde von verschiedenen Seiten an uns herangetragen. Dem haben wir gerne entsprochen.

 

Aktualisierung Gesetzestexte

Nicht wenige der in 2B Secure enthaltenen Gesetze sind seit dem Erscheinen der vorigen Version geändert worden. Diese neuen Versionen sowie einige weitere Gesetze mit einschlägigen Datenschutzregelungen sind in Version 3.8 enthalten, so dass Sie mit den aktuellen Gesetzestexten arbeiten können. Der Ausbau und die Aktualisierung dieses Bereichs wird sich in den folgenden Versionen kontinuierlich fortsetzen.

 

Aktualisierung von Referenzen auf Gesetze

In verschiedenen Kontexten (z.B. Zulässigkeit) werden in 2B Secure Referenzen auf Gesetze in Auswahllisten angeboten. Diese wurden ebenfalls angepasst.

 

Verbesserungen bei Berichten

Bei den Berichten gibt es ebenfalls wieder Neuigkeiten. Vor allem wurde eine wesentliche Vereinfachung für solche Fälle eingeführt, in denen ein bestimmter Report vielfach im System erstellt werden soll, z.B. zum Jahresabschluss o.ä. Ein Bericht kann nun für eine ganze Liste von Objekten aufgerufen werden, die für diesen Zweck vorher durch eine Suche erstellt wird.

In einem ähnlichen Kontext ist es sehr hilfreich, mehrere ähnliche Audits in den Ergebnissen automatisch vergleichen zu können. Dafür gibt es jetzt den neuen Report „Audit-Analyse“.

 

Suchergebnisse exportieren

Alle Suchergebnisse können jetzt auch als CSV-Dateien exportiert werden. Wenn Sie also z.B. alle Verfahren, bei denen die Dokumentation noch nicht vollständig ist, durch einen Suchlauf recherchiert haben, so können Sie jetzt diese Liste danach auch außerhalb von 2B Secure benutzen.

 

Erweiterte Ergebnisliste bei Suche nach Verfahren

Insbesondere bei Suchen nach Verfahren wurde die Anzeige der Ergebnisse stark erweitert, da hier in der Regel der Bedarf nach Detailinformationen am größten ist. Auch diese Ergebnisliste kann exportiert werden.

 

Windows 7 Logo Test bestanden

2B Secure hat den Windows Logo Test bestanden und kann unter Windows 7 32 Bit und 64 Bit verwendet werden.

 

SQL Server 2008 Kompatibilität

Mit der Version 3.8 kann 2B Secure jetzt auch mit SQL Server 2008 verwendet werden.

Objektsuche
Über den Menüpunkt „Extras / Suchen“ können nun die Objekte Mandant, Verfahren, Audit und Maßnahme anhand fast beliebiger Merkmale gefunden werden. Es können Suchparameter zu fast allen Merkmalen dieser Objekte gesetzt werden, und immer wird eine Ergebnisliste angezeigt, über die durch Doppelklick das Objekt im Baum aufgerufen und angezeigt werden kann. Die Art des Vergleichs kann für jeden einzelnen Parameter gesondert eingestellt werden, so dass eine sehr gezielte Suche möglich ist. Auch solche Angaben wie „ist leer“ oder „ist nicht leer“ werden unterstützt. Dies ist besonders hilfreich, wenn z.B. kontrolliert werden soll, ob bestimmte Felder tatsächlich in allen Objekten ausgefüllt worden sind.  

Suche in Praxishandbuch und Gesetzestexten
Auch in diesen beiden Textbereichen kann gezielt gesucht werden. Zu diesem Zweck kann oberhalb des bisherigen Lesebereichs ein Suchtext eingegeben werden. Darunter werden dann bis zu 30 Fundstellen aufgelistet. Auch hier gibt es die Möglichkeit, mehrere Wörter oder eine ganze Sentenz (dann in Anführungszeichen) einzugeben, um die Menge der Fundstellen vernünftig eingrenzen zu können. Zusätzlich gibt es bei den Gesetzestexten die Möglichkeit, direkt nach Paragraphen zu suchen, in dem das Schlüssel-Zeichen „§“ eingegeben wird. Dies erlaubt das gezielte Aufblättern von einzelnen Paragraphen oder Absätzen. Für eine genaue Anleitung bitte die Hilfe konsultieren! 

Kontext-Aufruf von Praxishandbuch und Gesetzestexten
Ähnlich wie die Hilfe können ab dieser Version auch aus jedem Anwendungskontext gezielt Suchen in Praxishandbuch und Gesetzestexten anhand vorbereiteter Suchparameter angestoßen werden. Neben dem blauen Symbol mit dem Fragezeichen für die Hilfe finden sich nun zwei weitere Symbole, mit deren Hilfe Sie diesen Aufruf starten können. In der Windows-Version ist es zusätzlich möglich, die Hilfe wie immer mit F1, das Praxishandbuch mit F2 sowie die Gesetzestexte mit F3 aufzurufen. Im Anschluss können sie die Aufrufe natürlich im Sinne Ihrer aktuellen Fragestellungen verfeinern oder sogar ganz verändern. In jedem Fall bekommen Sie damit zu jeder Aufgabenstellung nicht nur Hilfe bei der Bedienung der Anwendung, sondern auch eine Hilfestellung bei der Bewältigung der anstehenden Aufgabe und eine Hinterlegung mit den rechtlichen Originalquellen. 

Überarbeitung Praxishandbuch gemäß dem neuen BDSG
Das Praxishandbuch wurde vollständig überarbeitet und erweitert unter dem Aspekt, alle Änderungen des BDSG aus 2009 aufzunehmen und in ihrer praktischen Bedeutung und Umsetzung darzustellen. Insgesamt ist das Praxishandbuch nun umfangreicher und aktuell. 

Aktualisierung Gesetzestexte
Nicht wenige der in 2B Secure enthaltenen Gesetze sind seit dem Erscheinen der vorigen Version geändert worden, allen voran natürlich das BDSG selber. Diese neuen Versionen sowie einige weitere Gesetze mit einschlägigen Datenschutzregelungen sind in Version 3.6 enthalten, so dass Sie auf den aktuellen Texten arbeiten können. Der Ausbau dieses Bereichs wird sich in den folgenden Versionen kontinuierlich fortsetzen. 

Erweiterungen für den neuen § 11 BDSG (Datenverarbeitung im Auftrag)
Durch die BDSG-Novelle werden u.a. die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten in Bezug auf die Datenverarbeitung im Auftrag sehr viel detaillierter geregelt. Es gibt nun die Möglichkeit, ein Verfahren explizit als „Datenverarbeitung im Auftrag“ zu kennzeichnen. Dem wird in der Version 3.6 u.a. dadurch Rechnung getragen, dass es einen Fragenkatalog zur Prüfung der Verträge gibt, in dem alle im Gesetz angesprochenen Aspekte ausführlich gewürdigt werden.

Verbesserungen bei Reports
Neben einer grundsätzlichen Vereinheitlichung der Reports in Bezug auf die verwendete Formatierung wurden viele Verbesserungen im Einzelnen umgesetzt. Beispiele sind: - Aufnahme der zugehörigen Maßnahmen zum Auditreport - Ausblenden von inaktiven Verfahren aus den Übersichtsreports - Leichtere Lesbarkeit der Gliederungselemente - Ausblenden von nicht ausgefüllten Elementen  

Ausblenden von allen nicht selektierten Mandanten
Dies ist eine gute Idee, die wir gerne umgesetzt haben: Es kann sinnvoll sein, die aktuell nicht in Bearbeitung befindlichen Mandanten für die Zeit der Bearbeitung auszublenden. Damit verringert sich einerseits die Zahl der Objekte, die aus der Datenbank gelesen werden müssen, was man v.a. in der Webanwendung am verbesserten Laufzeitverhalten bemerken kann. Andererseits ist dies zusätzlich ein sehr sinnvolles Feature für solche Benutzer, die mit ihren Kunden direkt am Bildschirm Informationen einpflegen wollen: Dabei gibt es Situationen, in denen die anderen Mandanten nicht unbedingt erkennbar sein sollten, z.B. wenn es sich um einen externen DSB handelt und die anderen Mandanten seine anderen Kunden darstellen. Nach der Bearbeitung dieses Mandanten können die anderen Mandanten mit Mausklick einfach wieder eingeblendet werden. 

Anschriftsdaten global ändern
2B Secure verwaltet alle Daten, also auch Adressdaten, immer einzeln, um sicherzustellen, dass nicht durch zentrale Änderungen bestehende Dokumentationen von Verfahren und Mandanten ungewollt geändert werden können. Um trotzdem auf einfache Weise Änderungen von Adressdaten möglichst nur einmal vornehmen zu müssen, gib es ab dieser Version die Möglichkeit, solche Daten gezielt und ausdrücklich für alle gleichen Einträge zu ändern. Dies ist besonders hilfreich, wenn sich z.B. die Daten des DSB geändert haben und dieser an vielen verschiedenen Stellen im System eingetragen ist.

Oberflächeneinstellungen 
Damit man nicht beim erneuten Öffnen von 2B Secure auch die Einstellung der Oberfläche neu vornehmen muss, werden viele dieser Einstellungen jetzt pro Benutzer gespeichert und beim erneuten Aufruf der Anwendung wiederhergestellt.

Microsoft Windows 7
Die Version 3.6 ist für Windows 7 getestet und kann unter Windows 7 32 Bit und 64 Bit verwendet werden.  

Praxishandbuch

Beim Praxishandbuch geht es vor allem darum, methodisch und ohne sachliche Lücken das Thema Datenschutz im Unternehmen anzugehen. Dieses Buch ermöglicht es dem betrieblichen internen und externen Datenschutzbeauftragten, Datenschutzmanagement in einem Unternehmen einzuführen. Es beschränkt sich dabei auf das in der Praxis notwendige Wissen, um erfolgreich im Unternehmen als Datenschutzbeauftragter zu bestehen.
In der aktuellen Version 3.5 besteht das Praxishandbuch aus dem dafür grundlegenden Kapitel Datenschutzorganisation. Das Praxishandbuch gibt Hilfestellung beim Aufbau des Datenschutzes im Unternehmen, aber auch in der täglichen Arbeit und bei der Weiterentwicklung des Datenschutzes liefert es wertvolle Hinweise und praktische Tips.

Gesetzestexte

Ebenfalls auf Kundenwunsch wurden viele für die Arbeit eines DSB relevanten Gesetzestexte in die Anwendung integriert. Selbstverständlich enthalten sind das Bundesdatenschutzgesetz sowie die Datenschutzgesetze der Länder, aber auch die Europäische Datenschutzrichtlinie. Weitere Schwerpunkte der Sammlung sind bisher „Safe Harbour“ sowie Gesetze aus dem Bereich Telekommunikation und Sozialdatenschutz. Diese Sammlung wird bereits im nächsten Release stark erweitert und aktualisiert werden.  

Datenschutznachrichten  

Gerade im Datenschutz sind aktuelle Informationen, aber auch Hintergrundberichte von großer Bedeutung, aber oft nur schwer zu bekommen oder stark auf einen bestimmten fachlichen Zusammenhang bezogen. 2B Advice stellt deshalb seit einiger Zeit einen Nachrichtendienst zur Verfügung, der nun auch in 2B Secure empfangen und dargestellt werden kann. Darin enthalten sind Datenschutz-Nachrichten aus Deutschland und Europa, aber auch internationale Informationen von Bedeutung. Alle Artikel sind eigens recherchiert und stellen schwerpunktmäßig die Bedeutung und mögliche Konsequenzen für den betrieblichen Datenschutz und betroffene Unternehmen in den Vordergrund. 

Konfigurierbare Anzeige

Die Anzeige von Praxishandbuch, Gesetzestexten und Datenschutznachrichten ist konfigurierbar und kann den Bedürfnissen der verschiedenen Anwender angepasst eingestellt werden.  

Neuer Name für die Anwendung

Die Anwendung mit dem bisherigen Namen „2B Secure Datenschutzmanagement“ wird zukünftig einheitlich unter Bezeichnung 2B Secure vertrieben und erhält ein eigenes Produktlogo: 2B Secure wird also nur noch als Produktbezeichnung bei der 2B Advice GmbH geführt. Der Zusatz Datenschutzmanagement fällt weg. Die Bezeichnung 2BDS o.ä. wird nicht mehr verwendet. Es wird das Logo auch noch mit der jeweils gültigen Versionsnummer geben. Kunden erhalten auf Wunsch das Webbanner „powered by 2B Secure“. 

Neue Netzwerk-Version „SE“ Small Enterprise

Angeboten wir nun auch eine günstige Netzwerkversion SE, die sogar mit einer SQL Server 2005 Express Edition Lizenz ausgeliefert wird und die Leistungsfähigkeit dieser Datenbank ausnutzt. Diese ist für Unternehmen geeignet, die nicht mehr als 5 administrierte Benutzer benötigen und auf den vollen Leistungsumfang einer Vollversion von MS SQL Server verzichten können. Diese Version wird auch wieder als Starterpaket mit vergünstigtem Wartung- und Upgrade- Vertrag für das erste Jahr angeboten. 

Neue und überarbeitete Berichte bzw. Reports

Dazu gehört unter anderem ein Verfahrensverzeichnis für Jedermann in einer langen Version

Unternehmenslogos in Reports

Sowohl für die Mandanten als auch für die gesamte Organisation können Logos hinterlegt werden, die dann im Report angezeigt werden. Außerdem kann ein weiteres Logo hinterlegt werden, welches dann in der Fußnote eines Reports angezeigt wird. Das kann z.B. das Logo des externen Datenschutzbeauftragten sein. 

Maßnahmen

Eine der vielen Stärken von 2B Secure sind schon jetzt die Möglichkeiten der Verknüpfung der täglichen Aufgaben mit Maßnahmen, die man einschließlich Wiedervorlagen anlegen und kontrollieren kann. In dieser Version wird die Nutzung einfacher und es erfolgen Änderungen und Neuerungen für die folgenden Funktionen:

• Maßnahmen als eigene Aufgaben benutzen
• Maßnahmen an Andere delegieren 
• Abschließen einer Maßnahme Maßnahmen im Offline-Modus, also in ausgecheckten Audits bearbeiten
• Ergonomische Verbesserung der Maßnahmen-Oberfläche 
• Wiedervorlage für alle Benutzer, nicht nur für Inhaber der Maßnahmen

Signalisierung von Stati per E-Mail

 Einige Rollen in einer Datenschutzorganisation arbeiten nicht regelmäßig mit der Anwendung. Diese können nun optional Statusmeldungen erhalten, wenn sich ein Status verändert hat, Nachrichten für Sie vorliegen oder neue Aufgaben zugewiesen wurden.

Optionale Workflowinstrumente Verfahrenswizzard

• Verfahrensmeldung
  Dabei handelt es sich um eine einfache Webanwendung, die - in das Intranet des Unternehmens integriert - den Fachabteilungen ermöglicht, ihre Verfahren direkt zu melden. In der Anwendung werden die Meldungen angezeigt und können als Verfahren übernommen werden. 
• Dateneingabe für Verfahren durch Wizards jetzt auch für die Netzwerkversion
  Die Fachseite erhält nach Anlage des Verfahrens einen direkten Link, der per E-Mail versendet, zu einem Wizard führt, der hilft, die notwendigen Eingaben auf einfache Art ein zu pflegen. Dieser optionale Baustein bietet ab sofort einen konfigurierbaren Verfahrenswizard an. Voraussetzung ist eine Netzwerkversion für die Web- oder die Windowsanwendung. Welche Daten auf diesem Wege erfasst werden und auf welche Art kann hier frei konfiguriert werden.
  Ein Wizard besteht aus einer Serie von Einzelseiten, die grundsätzlich gleich strukturiert sind, jedoch im Einzelnen vor der Benutzung durch einen Redakteur vorkonfiguriert werden können. Die Eingaben von Inhalt erfolgt in der Standard-Anwendung, dort aber in einem besonderen Wizard-Modus, der folgendes beinhaltet: 

Vereinfachte Installation, Lizensierung und Aktivierung

Die Installation und Aktivierung der Software wurde stark vereinfacht.

Upgrades und Updates

Die Handhabung von Updates und Upgrades wurde vereinfacht. Die Datenübernahme erfolgt jetzt automatisch. 

Lizensierung

Als zusätzliche Option steht ein Online Lizensierungsprozess zur Verfügung. Dadurch können z.B. erweiterte Lizenzen auf einfache Weise bezogen werden. 

Aktivierung Online

Auch für die Aktivierung steht jetzt ein Online Prozess zur Verfügung. Eine Online Webverbindung vorausgesetzt, erfolgt diese jetzt auf Knopfdruck. Selbstverständlich ist eine telefonische oder mailbasierte Aktivierung weiterhin möglich.

Nächstes Upgrade zum 1. Mai. In Zukunft wird es zwei Mal im Jahr ein Upgrade der Software geben. Die Termine für diese Upgrades lauten 1. November und 1. Mai eines Jahres.