Um die Verfahren innerhalb des Unternehmens im Hinblick auf die Einhaltung des Datenschutzes effizient managen zu können, soll ein Datenschutzmanagementsystem eingeführt werden, welches es erlaubt softwaregestützt den Datenschutzbeauftragten und die Fachabteilung bei der Einführung und Verwaltung von Systemen im Hinblick auf Audits, Datenschutzberichte und Verfahrensdokumentationen zu unterstützen.

Managen Sie die im Unternehmen oder Konzern geführten Verfahren gemäß den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes bzw. der Europäischen Richtlinie. Dabei können beliebig viele Unternehmen, Standorte oder Regionen verwaltet werden.

Dazu gehören die Verantwortlichkeiten der Beteiligten genauso wie die Zulässigkeit von Verfahren, Benachrichtigungspflichten, Auskunftspflichten, Zugriffsberechtigungen, Systembeschreibungen, etc. Das System ist so aufgebaut, dass die Verwaltung und Erfassung verteilt über verschiedene Rollen erfolgen kann. Neben der reinen Verwaltung der Verfahren, werden auch die möglichen Rollen im Unternehmen abgebildet. Alle Verantwortlichen, von den Beteiligten in den Fachabteilungen, über den Datenschutzbeauftragten der einzelnen Unternehmen bis zu den Auditoren, erhalten die jeweils relevanten Informationen und Rechte für die Bearbeitung.

Alle Verfahren können nach frei definierten Kategorien geordnet werden. Die Kategorien können natürlich nur von dem Berechtigten festgelegt werden.

Sollte im Sonderfall ein anderer DSB für ein Verfahren zuständig sein als die zu dem Mandanten dokumentierte Person, so kann das ebenfalls vermerkt werden.

Um die Erst-Aufnahme von Verfahren zu erleichtern, können Erklärungen zur Existenz von bestimmten Konzepten (Sicherheits-, Berechtigungs-, Datenschutzkonzept) dokumentiert werden. Die eingehende Prüfung ist dann Gegenstand von Audits.

Unsere Lösung ermöglicht strukturiert die Erfassung aller verfahrensrelevanten Informationen. Die verfahrensrelevanten Dokumente (z.B. Befähigungsnachweise, Meldeschreiben, Systembeschreibungen) können Sie den entsprechenden Einträgen im System zuordnen. Diese können dann von berechtigten Nutzern an jedem Standort der Welt abgerufen und verwendet werden. Ein Versionsmanagement lässt Sie den jeweiligen Status eines Verfahrens dokumentieren und auf alten Versionen aufsetzen.

Häufig ähnelt ein neu zu dokumentierendes Verfahren einem, das bereits im System beschrieben ist. Für diesen Fall (oder auch für andere Zwecke) kann von bestehenden Verfahren eine Kopie erzeugt und im System gespeichert werden.

Außerdem können Verfahren frei im System verschoben und anderen Mandanten zugeordnet werden, je nachdem, wie sich die Zuständigkeit für diese Verfahren gestaltet. Diese Funktionalität steht ähnlich wie in einem Windows-Explorer direkt im Baum zur Verfügung, was eine intuitive Arbeitsweise ermöglicht.

Natürlich werden Datentypen mit den zugehörigen Löschungsfristen erfasst und zu den jeweiligen Verfahren gespeichert. Bemerkenswert ist, dass bei Weiterverarbeitung in anderen Verfahren desselben Unternehmens dieser Datenfluss ebenfalls dokumentiert wird.

Der Status eines Verfahrens ist jeweils dokumentiert und auch zwischen Versionen kann automatisiert unterschieden werden.

Der Bearbeiter entscheidet, ob ein Verfahren in das Verfahrensverzeichnis für Jedermann übernommen wird. Natürlich können die Angaben im internen Verzeichnis sich vom öffentlichen Verfahrensverzeichnis unterscheiden.

Das Verfahrensverzeichnis für jedermann kann neben dem .pdf, .xls, oder .doc Format auch im .html Format generiert werden und ist immer aktuell. Auf Wunsch realisieren wir Ihnen auch eine Anzeige desselben auf Ihrer Homepage mit automatischer Aktualisierung.

Die Datenschutzorgansiation sieht vor, dass der Datenschutzbeauftragte oder seine zuständigen Mitarbeiter über neue Verfahren informiert werden. Eine der größten Herausforderungen in größeren Organisationen besteht darin, den Überblick über die existierenden Verfahren zu behalten und Änderungen auf einfache Art und Weise übernehmen zu können.

Zu diesem Zweck gibt es jetzt zum Webclient die Möglichkeit, über eine ins Intranet einzubindende Webseite Verfahren direkt zu melden. Sie werden der verantwortlichen Person signalisiert, die dann entscheidet, ob die Meldung als Verfahren angelegt wird oder nicht. Die Übernahme erfolgt nach Autorisierung im positiven Fall automatisch, alle gemeldeten Daten werden in ein neues Verfahren eingetragen und im System gespeichert.