D: Data protection and efficiency are not in contradiction, or the case of the "BA"
Category: NachrichtenBy: R. Olschewski - 2B Advice GmbH - the privacy benchmark
With a press release on the so-called "Data scandal! Post office is to open letters of the unemployed," the Federal Employment Agency (Bundesagentur für Arbeit, "BA") expressed and stated that the data of the unemployed and child benefit recipients are secure, because the highest priority was granted to data protection with each process step. Step by step, the BA wants to convert its paper documents into electronic documents (e-documents), in order to thereby gain efficiency. The conversion is initially starting as a pilot project. Customer documents and detailed letters are digitized in a scanning center; i.e., the e-document is becoming the digital image of the customer document of today. Thereby, in addition to internal employees, employees of the scanning center also work on the documents. Ostensibly, data protection should be ensured at any point in time, as a handling process coordinated for the security needs of data protection was introduced. In addition to workflow, the technical organizational measures of effective data protection were agreed upon. Prior to its start, the entire process was approved by external certification bodies, and the Federal Commissioner for Data Protection was likewise involved. "Adherence to data protection with each process step is granted the highest priority," stressed Raimund Becker, a member of the Federal Employment Agency's management board. "At any point in time, customer data is found in a data-protected cycle. With e-documents, the personal data of the unemployed and child benefit recipients are as secure as before." We have not examined the process, and whether the measures of the BA withstand judicial scrutiny remains to be seen. In any event, after some excitement, feelings have cooled down in the meantime, and it turns out that, upon change management, data protection and efficiency need not be in contradiction. Companies are well advised to integrate external data protection control authorities at an early stage, and, with professional PR work, provide for the necessary transparency for the parties concerned on a timely basis, as data protection is realized upon implementation.
[Translate to English:] Die BA will Schritt für Schritt ihre Papierakten auf elektronische Akten (eAkte) umstellen, um damit an Effizienz zu gewinnen. Die Umstellung startet zunächst als Pilotprojekt. Kundenakten und eingehende Briefe werden in einem Scanzentrum digitalisiert, d.h. die eAkte wird das digitale Abbild der heutigen Kunden-Akte. Dabei arbeiten neben den eigenen Mitarbeiter auch Mitarbeiter des Scanzentrums an den Akten.
Der Datenschutz soll angeblich zu jeder Zeit sichergestellt sein, indem ein auf die Sicherungsbedürfnisse des Datenschutzes abgestimmter Verarbeitungsprozess eingeführt wurde. Sowohl der Workflow, wir die technisch-organisatorischen Maßnahmen eines wirksamen Datenschutzes wurden vereinbart. Das gesamte Verfahren wurde vor dem Start durch externe Zertifizierungsstellen abgenommen und der Bundesdatenschutzbeauftragte ist ebenfalls eingebunden.
„Der Einhaltung des Datenschutzes wird bei jedem Verfahrensschritt höchste Priorität eingeräumt“, betont Raimund Becker, Vorstand der Bundesagentur für Arbeit. „Die Kundendaten befinden sich zu jeder Zeit in einem datengeschützten Kreislauf. Die persönlichen Daten der Arbeitslosen und Kindergeldempfänger sind mit der eAkte so sicher wie bisher.“
Wir haben das Verfahren nicht geprüft, und ob die Maßnahmen der BA einer gerichtlichen Überprüfung standhalten, bleibt abzuwarten. Nach einigen Aufgeregtheiten haben sich jedenfalls zwischenzeitlich die Gemüter beruhigt und es stellt sich heraus, dass Datenschutz und Effizienz beim Change Management kein Widerspruch sein müssen. Unternehmen sind gut beraten frühzeitig externe Datenschutzkontrollinstanzen einzubinden und bei den Betroffenen mit einer professionellen PR-Arbeit rechtzeitig für die notwendige Transparenz zu sorgen, wie der Datenschutz bei der Umsetzung realisiert wird.
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