D: Risiken von Smartphones im Unternehmen
Rubrik: NachrichtenF. Fiesel - 2B Advice GmbH - the privacy benchmark
Smartphones bieten neben ständiger telefonischer Erreichbarkeit den Vorteil, dass Mitarbeiter auch unterwegs auf ihre E-Mails und Terminkalender zugreifen können. Doch die Nutzungsmöglichkeiten gehen weit über diese genannten Funktionen hinaus und bergen ein enormes Potential für rechtliche Probleme.
Deshalb ist es besonders wichtig beim Einsatz von Smartphones im Unternehmen darauf zu achten, dass nichts dem Zufall überlassen wird.
So müssen initial Regelungen zur Nutzung von Smartphones verabschiedet werden, die von allen Mitarbeitern verbindlich eingehalten werden müssen. Diese Regelungen sollten mindestens folgende Punkte umfassen:
- private Nutzung
Je nachdem, ob die private Nutzung dienstlicher Smartphones oder Handys erlaubt ist, gelten unterschiedliche Gesetze bei der Auswertung der Nutzungsdaten.
Ist die private Nutzung erlaubt, so ist eine Auswertung durch den Arbeitgeber nicht mehr zulässig, wodurch Kontrollen, die den Sorgfaltspflichten der Geschäftsführung bzw.des Vorstandes unterliegen, nicht mehr durchgeführt werden können (z.B. § 93 Abs. 1 AktG). Die Auswertung der Nutzungsdaten fällt hier unter das Telekommunikationsgesetz.
Wenn die private Nutzung jedoch nicht erlaubt ist und auch nicht geduldet wird, ist es für den Arbeitgeber zulässig eine Auswertung der Verbindungsdaten durchzuführen. Darüber hinaus hat der Arbeitgeber das Recht zu kontrollieren, ob das Verbot der privaten Nutzung auch tatsächlich eingehalten wird. Sollte dabei ein Verstoß entdeckt werden, so kann dieser disziplinarisch geahndet werden. Diese Kontrollen dürfen aber nur stichprobenartig in Abständen, z.B: alle 6 Wochen erfolgen und nicht zu einer Arbeitnehmerüberwachung führen.
- Sicherheit
Smartphones enthalten mehr persönliche Daten als normale Handys, da sie auch E-Mails oder Dateien beinhalten können. Deswegen müssen spezielle Sicherheitsmaßnahmen auf technischer und organisatorischer Ebene umgesetzt werden, wie z.B. die obligatorische Eingabe eines Sicherheitscodes zum Entsperren des Gerätes oder das Löschen des gesamten Gerätespeichers nach einer bestimmten Anzahl von Falscheingaben des Entsperrcodes.
- Verbindliche Regelungen
Verbindliche Regelungen sind die Grundlage für alle weiteren Schritte, welche die Nutzung von Smartphones betreffen.
Die Vorgaben zur Sicherheit und zur Nutzung müssen schriftlich in einem für alle Mitarbeiter verbindlichen Dokument festgehalten werden, um Klarheit zu schaffen, was erlaubt und was verboten ist. Als logische Folge können Verstöße auch nur dann geahndet werden, wenn es dafür festgelegte Regelungen im Unternehmen gibt.
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