2B Secure in der Version 4.0 erschienen

Rubrik: 2B Advice, Nachrichten, Software
M. Belke - 2B Advice GmbH - the privacy benchmark

Erfolgreiche Datenschutzmanagementsoftware wurde komplett überarbeitet.

Bonn – 15.08.2011: Die mit hunderten von Installationen sehr erfolgreiche Datenschutzmanagement Software 2B Secure ist in der Version 4.0 erschienen. Während mit der erst Anfang 2011 ausgelieferten Version 3.8 bereits tausende von Mitarbeiter von Kunden mit dem dort eingeführten Trainingsmodul geschult wurden, handelt es sich bei der nun erschienenen Version 4.0 um ein Major Upgrade der Web- und der Windowsversion.

Highlights unter den neuen Funktionen sind die neue Formularverwaltung und einer Scanschnittstelle, darüber hinaus wurde aber auch die Bedienung komplett überarbeitet.

Die Änderungen betreffen im Einzelnen:

 

Aussehen

Wie angekündigt wurde die gesamte Arbeitsoberfläche überarbeitet. Alle bedienbaren Elemente wurden ausgetauscht und erstmals kommen über 130 eigens entwickelte Datenschutz Icons und Symbole zum Einsatz. Zwar werden Sie sich in 4.0 weiterhin sofort zurechtfinden, da alles am gewohnten Platz zu finden ist, dennoch werden Sie schnell merken, wie viel leichter Sie sich zurechtfinden werden und wie viel übersichtlicher die Anwendung geworden ist. Der Benutzer erhält eine starke grafische Unterstützung mit Hilfe einheitlicher und eindeutiger Symbole.

 

Bedienung

Auch die Bedienung wurde komplett überarbeitet und für ein schnelleres Arbeiten optimiert. Das fängt damit an, dass in der Windowsversion die bisherige Menübedienung, durch die moderne „Ribbon“ Technologie ersetzt wurde. Das funktioniert, derzeit aus Performancegründen ohne „Ribbons“, auch in der neuen Webversion. Je nachdem, wo Sie sich in der Anwendung befinden, wird immer kontextbezogen der mögliche Funktionsumfang angezeigt, so dass Sie zügig und ohne überflüssige Mausklicks arbeiten können.

Für 2B Secure Nutzer neu und eine große Erleichterung ist, dass der "Bearbeiten" Knopf wegfällt. Sie können mit 4.0 -Rechte vorausgesetzt- jedes Feld direkt anwählen und bearbeiten ohne vorher in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Das erlaubt Ihnen schneller und zügiger zu arbeiten als bisher.

Ebenfalls eine große Erleichterung ist die Möglichkeit mehrfache Selektionen durchzuführen. Bisher konnten sie in Listenfeldern, wie bei Datentypen immer nur einen Eintrag auswählen. Ab jetzt können Sie mehrere Einträge selektieren. Jetzt können Sie z.B. gleich alle zutreffenden Datentypen für die Übernahme in das Verfahrensverzeichnis gleichzeitig auswählen und übernehmen.

Außerdem können Sie z.B. Nachrichten, Datentypen, Maßnahmen etc. nach allen Spalten sortieren und sogar Filter für jede Spalte eintragen, um schneller den oder die gewünschten Einträge zu finden und auswählen zu können.

 

Dateifunktionen

Es gibt auf vielfachen Wunsch diverse neue Dateifunktionen. So können jetzt z.B. zu Fragen im Audit auch Dateien abgelegt werden, damit man die Dokumente für die Beantwortung der Fragen direkt zur Hand hat.

Auch kann man jetzt ein Dokument als Link abspeichern, z.B. auf eine Webseite im Intranet oder ein bestimmtes Verzeichnis auf einem Unternehmensserver.

Richtig nützlich ist die neue Scanschnittstelle. Oft hat man Dokumente nicht in digitaler Form vorliegen. Jetzt können Sie die Dokumente direkt in die Datenbank scannen und von da an hat jeder -mit den entsprechenden Rechten- Zugriff auf das entsprechende Dokument.

Sie können nunmehr Dateien z.B. mit Word bearbeiten und dann direkt wieder in der Datenbank speichern. Geänderte Dateien werden mit den Änderungen wieder in die Datenbank zurückgespeichert. Das ist insbesondere im Zusammenhang mit der neuen Formularverwaltung ein nützliches und effizienzsteigerndes Feature.

 

Vorlagen/Formularverwaltungen

Ganz neu und erstmals möglich ist es, mit Formularvorlagen zu arbeiten. Unabhängig von Ihrem eingesetzten Textverarbeitungsprogramm können Sie unsere mitgelieferten Textvorlagen nutzen oder eigene entwerfen. Nach Ihrem eigenen Layout und z.B. mit eigenen Logos können Sie ihre Vorlagen gestalten. Sie können als Grundlage auch unsere mitgelieferten Vorlagen verwenden und diese für die eigenen Bedürfnisse weiterentwickeln.

Das Interessante daran ist, dass Sie die in 2B Secure bereitgestellten Datenfelder in die Vorlagen einbinden können.

Die Vorlagen dienen Ihnen dann dazu z.B. schnell ein Auskunftsersuchen zu beantworten oder einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung fertigzustellen. Kontextbezogen werden dann die in 2B Secure gepflegten Daten genutzt das Dokument auszufüllen. Anschließend wird das Dokument direkt in der Datenbank gespeichert und mit einer Maßnahme verknüpft. Natürlich lässt sich das fertige Dokument vorher noch bearbeiten.

 

Musterfirma

Insbesondere für Einsteiger interessant, ist die neue Musterfirma, die Sie vorfinden, wenn Sie das Upgrade installieren. Dort sind z.B. Standardverfahren angelegt, die man in das eigene Verfahrensverzeichnis übernehmen kann. Und natürlich ist auch 2B Secure dort als Verfahren angelegt.

 

Maßnahmen

Maßnahmen findet man zwar weiterhin im Baum, bekommt Sie aber jetzt übersichtlich im Arbeitsbereich angezeigt. Neue Filter ermöglichen es, sich auch abgeschlossene Maßnahmen anzeigen zu lassen und insgesamt die gewünschte Maßnahme schneller wiederzufinden. Neu sind auch die vielfach gewünschten mandantenbezogenen Maßnahmen.

 

Lizensierung, Updates und Upgrades

Ganz unsichtbar, aber verbessert wurde die Lizensierung und Aktivierung der Software. Bisher reagierte diese zugekaufte Komponente zuweilen empfindlich auf das Auswechseln eines USB Gerätes. Auch die Aktivierung war auf E-Mail und eine Online Aktivierung beschränkt. Jetzt erfolgt die Aktivierung über eigens entwickelte Webservices und einen Ausbau des Serviceportals. Auch Offline Geräte können über eine Webseite auf einem anderen Rechner aktiviert werden oder eine neue Lizenz z.B. für ein Update kann heruntergeladen werden.

Mit Installation der Version 4.0 werden Sie, wenn gewünscht und mit den entsprechenden Rechten ausgestattet, über neue Updates und Upgrades informiert. Über den neu von uns entwickelten Updateservice können Sie die Updates, z.B. für neue Versionen, Patchs, Fragenkataloge, etc. direkt herunterladen und installieren.

 

Löschungsfristen

Auch in einer Datenschutzanwendung darf der Datenschutz nicht zu kurz kommen. Unser revisionssicheres System speichert alle Veränderungen zum Zweck der Eingabekontrolle. Aber auch diese Daten unterliegen einer Löschungsfrist, die zur Löschungspflicht wird. Wann das ist bestimmen Sie. Nach Ablauf der Frist werden entsprechende Daten automatische aus den Datenbanktabellen gelöscht und zwar so wie der Datenschutz das fordert.

 

Diverses (Sessionablauf, Passwörter, Kommentierung von Fragen, Aktuelle Gesetze & Auditkataloge)

Viele kleinere weitere Änderungen zur Erleichterung der täglichen Arbeit wurden umgesetzt. Z.B. kann auf Wunsch das Passwort bei der Anmeldung gespeichert werden, wenn man das möchte. In den Audits können auch Fragen kommentiert werden, die „nicht anwendbar“ im konkreten Audit sind und die Webuser wird freuen, dass der Ablauf der Session, nach längerem Zeiträumen ohne zu speichern, nicht mehr zum Verlust der Arbeit führt. Ebenfalls aktualisiert wurden die Gesetzestexte und Auditkataloge.

 

Mit 2B Secure und dem Servicepaket sind Sie immer auf dem aktuellen Stand und verfügen über modernste Mittel, um effizient und mit Freude Datenschutz in ihrem Unternehmen zu managen.

 

Über 2B Advice:

Experten an der Schnittstelle von Recht und IT

Anspruchsvoller Datenschutz ist eine komplexe Aufgabe, die sich aus verschiedenen Disziplinen zusammensetzt. Deshalb besteht 2B Advice aus einem vielseitigen Team aus IT-Experten, Softwareentwicklern und Rechtsanwälten, die ihr hoch spezialisiertes Fachwissen aus den Bereichen Datenschutzberatung, Software und -Zertifizierung ständig ausbauen. Durch das gemeinsame, komplexe Know-how hat das Team Datenschutz-Lösungen entwickelt, die auf dem Markt führend sind. Unabhängig davon, ob es sich um die Anforderungen großer Konzerne oder mittelständischer Unternehmen handelt oder ob es datenschutzkritische Industriezweige wie die Gesundheits-, Hotel- und Banken-Branche betrifft. Die Experten von 2B Advice können immer weiter helfen.

 

2B Advice mit Firmensitz in Bonn hat sich seit seiner Gründung im Jahr 2003 als unabhängige Größe im Markt für Datenschutz etabliert. Das Unternehmen engagiert sich im Rahmen der Gesetzgebung und gilt als anerkannter Experte des Wirtschaftsministeriums und als Ansprechpartner für höchste Regierungskreise bei allen Fragen rund um den Datenschutz. Außerdem beteiligt sich 2B Advice in Arbeitsgruppen der GDD (Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V.), des BvD (Berufsverband der Datenschutzbeauftragten), der Arbeitsgemeinschaft Wirtschaft und Verwaltung und T7 e.V. (Arbeitsgemeinschaft der Trustcenterbetreiber). Seit 2007 ist die 2B Advice GmbH außerdem ein anerkannter IHK-Ausbildungsbetrieb.

 

Kontakt:

Geschäftsführer Marcus Belke & Hajo Bickenbach

2B Advice GmbH- the privacy benchmark

Wilhelmstraße 40-42

53111 Bonn

Tel_0228 926165100

Fax_0228 926165109

Web_ www.2b-advice.com

Mail_ info@2b-advice.com

 

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