2B Advice
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Experts internationaux en protection des données

Logiciel de gestion de la protection des données

Leader en solutions de protection des données depuis 18 ans

Le respect de la protection des données occupe plus que jamais une place centrale au sein des entreprises afin de protéger les données personnelles. Compte tenu du nombre croissant de réglementations et de leur complexité, il est essentiel d’adapter, d’automatiser et de pérenniser votre programme de protection des données.

Construire une politique durable de protection des données.

2B Advice offre une solution globale de gestion de la protection des données vous permettant d’établir une relation de confiance avec vos utilisateurs. 2B Advice est un logiciel facile d’utilisation et suffisamment robuste pour être déployé au sein de sociétés et organisations internationales.

 

Pour plus d’information :

Made in Germany
MADE IN GERMANY

Notre logiciel a été développé conformément aux directives allemandes en matière de protection des données et respecte également les règles en vigueur en France / Europe.

Since 2003
DEPUIS 2003

Nous sommes l'un des éditeur avec la plus longue expérience sur le marché.

International Team
EQUIPE INTERNATIONALE

Notre expertise en matière de protection des données dépasse le national. Nous travaillons au niveau international.

Se mettre en conformité au RGPD grâce au logiciel de protection des données

L´utilisation du logiciel de protection des données vous garantit une conformité au RGPD et aux règles similaires qui ont été adoptées à travers le monde (CCPA (Californie), …).

2B Advice PrIME est une véritable solution multilingue, robuste, performante et fonctionnelle qui permet la mise en œuvre opérationnelle des politiques de protection des données, par l’automatisation de procédures qui facilite le respect des règles en vigueur ainsi que l´établissement des rapports pour les organismes compétents.

2B Advice PrIME est un logiciel de gestion de la protection des données qui comprend un grand nombre de fonctionnalités permettant d’accroître l’efficacité de la gestion de la conformité aux règles de protection des données personnelles. 2B Advice PrIME permet notamment de gérer et documenter les demandes des personnes concernées, gérer les consentements, les cookies et de générer automatiquement des déclarations de confidentialité. Le logiciel inclut également d´autres fonctionnalités utiles qui permettent de réaliser simplement une analyse d’impact (AIPD), de tenir le registre des activités de traitement, d´effectuer des audits, d´évaluer les risques et de générer automatiquement des rapports.

Grâce à l’interface REST-API et webhook vous pouvez facilement intégrer la solution à d’autres logiciels existants comme par exemple les outils de ticketing, CRM, ERP, gestion de la paie…

Automatiser la gestion de votre conformité aux règles de protection des données

Le logiciel de protection de données 2B Advice permet un gain de temps grâce à une réduction des envois manuels d’Email, de rappels, une facilitation du suivi et du traitement des demandes des clients relatives à l´application de leurs droits. En ayant un système automatisé, efficace et complet, vous réduisez ainsi les risques de sanctions et amendes.

Traiter facilement les demandes d’accès des personnes concernées.
Vos processus de demandes d’accès aux données par les personnes concernées vous permettent-ils de répondre dans les délais et conformément aux règles en vigueur ?

2B Advice vous aide à savoir quelles données vous avez en votre possession et où elles se trouvent. Ainsi vous rationalisez le processus de réponse aux demandes d’accès aux données personnelles grâce à des formulaires de demande standards, l´inclusion d´un compte à rebours vous permettant de suivre le temps qu´il vous reste et des workflows automatisés

Les outils essentiels pour automatiser la protection des données :

  • Analyses d’impact (AIPD) & cartographie des données
  • Registre des traitements
  • Gestion des demandes d’accès des personnes concernées

La gestion de la conformité et outils marketing permettent de renforcer la confiance des clients

La conformité à la protection des données concerne un grand nombre de services au sein des entreprises. Avec l’évolution du comportement des clients, les nouvelles règles des autorités de protection des données qui entrent en vigueur dans le monde entier, les sociétés sont mises au défi de suivre les changements nécessaires pour assurer la conformité de leur site internet et des campagnes marketing, notamment celles par courrier électronique.

Outils pour les professionnels du marketing :

  • Générateur de politique de cookies
  • Gestionnaire de consentement
  • Générateur de déclaration de confidentialité

Connectez votre logiciel de protection de données à d’autres logiciels et interfaces existants

La protection des données n’est pas la seule préoccupation de votre organisation. L’interface REST-API de 2B Advice PrIME dispose de ce fait d’un ensemble complet de fonctionnalités permettant d’intégrer la solution à d’autres logiciels existants comme par exemple les outils de ticketing, CRM, ERP…

Questions ? Contactez-nous dès à présent ! ENVOYER UN MESSAGE Ou appelez-nous au +33 (1) 85 65 98 80

A propos de 2B Advice

 

2B Advice est spécialisé dans les logiciels de gestion de la protection de données en Europe et aux EU.

Forte de 18 ans d’expérience déployée au sein de ses bureaux à Bonn, Berlin, Brezno, Munich, Paris, Vérone, Vienne et San Diego, 2B Advice développe des solutions de protection de données adaptées aux besoins et au budget de chaque client grâce à une équipe expérimentée de développeurs, consultants et spécialistes en sécurité informatique.

Télécharger votre version d’essai gratuite et illimitée dans le temps pour un utilisateur

 

Gartner Cool Vendor

2B Advice a été désigné "Cool Vendor" par Gartner

IAPP Gold Member

2B Advice est un membre Gold de l'IAPP

IHK

2B Advice a reçu le Grand Prix des PME 2014 et le Ludwig 2014

Gold Microsoft Partner

2B Advice est un partenaire Gold certifié par Microsoft

Nos clients (extrait)

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Vous avez des questions ?

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) accompagne les professionnels dans leur mise en conformité et aide les particuliers à maîtriser leurs données personnelles et exercer leurs droits.

La CNIL a différentes missions :

  • Informer, protéger les droits
  • Accompagner la conformité / conseiller
  • Anticiper et innover
  • Contrôler et sanctionner

Vous devez mettre en place une organisation adaptée à la taille de votre entreprise et à la sensibilité des données personnelles traitées.

Cela comporte notamment :

  • Mettre en place une gouvernance et désigner un Délégué à la Protection des données personnelles (DPO).
  • Tenir une documentation permettant de démontrer la conformité au RGPD.
  • Protéger les données par la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles.
  • Prendre en compte les enjeux liés à la protection des données dès la phase de conception du produit ou du service (Privacy by design /Privacy by default).
  • Notifier les violations de données auprès de la CNIL, voire auprès de la personne concernée par la violation de ces données.
  • Atteinte à l’image et à la réputation de votre entreprise
  • Amende administrative en cas d’action de la CNIL ou d’une autorité administrative. Le risque d’une sanction financière peut aller jusqu’à 4% de votre chiffre d’affaires annuel global, ou 20 millions d’euros
  • Sanctions pénales avec des amendes allant jusqu’à 300 000 € et peine d’emprisonnement jusqu’à 5 ans
  • Frais de notification de la violation des données personnelles à la CNIL, voire aux personnes concernées
  • Responsabilité civile de l’entreprise en cas de dommages causés du fait de la violation des données personnelles

Le RGPD apporte de nombreux avantages :

  • Un véritable gage de confiance avec la mise en avant du sérieux de l’entreprise.
  • Une meilleure gestion des données collectées grâce au recensement des données en leur possession ainsi qu’un tri
  • Amélioration de la sécurité des données grâce aux workflows respectant les bonnes pratiques de sécurité, diminuant sensiblement le risque de failles de sécurité et de pertes de données
  • Amélioration du ROI marketing. En mettant en place une règle de consentement et en supprimant les fichiers obsolètes, vous pourrez bénéficier d’une base de données qualifiée de prospects et clients.

Les 4 actions principales à mener sont :

  1. Constituer un registre de vos traitements de données
    Ce document permet de recenser tous vos fichiers et d’avoir une vision d’ensemble en identifiant les activités principales de votre entreprise qui nécessitent la collecte et le traitement de données. Exemples : recrutement, gestion de la paye, formation, gestion des badges et des accès, statistiques de ventes, gestion des clients prospects, etc.
  2. Faire le tri des données. Cette étape permet de s’interroger sur les données dont votre entreprise a réellement besoin.
  3. Respecter les droits des personnes
    Le RGPD renforce l’obligation d’information et de transparence à l’égard des personnes dont vous traitez les données (clients, collaborateurs, etc.).
  4. Sécuriser vos données afin de prendre les mesures nécessaires pour garantir au mieux la sécurité des données.
    Les mesures à prendre dépendent de la sensibilité des données que vous traitez et des risques liés en cas d’incidents.

L’AIPD est un outil permettant à la fois de construire des traitements de données respectueux de la vie privée, mais aussi de démontrer leur conformité au RGPD.

L’AIPD se décompose en trois parties :

  • Une description détaillée du traitement comprenant les aspects techniques et opérationnels
  • L’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité concernant les principes et droits fondamentaux (finalité, données et durées de conservation, information et droits des personnes, etc.)
  • L’étude des risques sur la sécurité des données (confidentialité, intégrité et disponibilité) ainsi que leurs impacts potentiels sur la vie privée, qui permet de déterminer les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger les données
Le RGPD oblige les entreprises à sensibiliser leur personnel à la protection des données. En effet, sans un personnel formé, les risques d’enfreindre les règlementations en vigueur seront plus grands. Chaque collaborateur doit donc prendre conscience des enjeux en matière de sécurité des données et de respect vie privée. De ce fait, il est donc important de sensibiliser ses collaborateurs mais également de les former, documenter ces formations, responsabiliser ses collaborateurs sans oublier de contrôler la bonne application des règles.

Le budget consacré à la mise en conformité au RGPD et aux autres règles en matière de protection des données varie en fonction de plusieurs paramètres : la taille de l’entreprise, le secteur d’activité, la sensibilité des données mais également les démarches nécessaires pour assurer la mise aux normes. C’est la raison pour laquelle il est difficile d’évaluer le coût moyen.
Un logiciel de gestion de la protection de données permettra une meilleure gestion des données, que ce soit au niveau de la collecte, de l’analyse, du stockage ou du traitement. Il existe à la fois des logiciels gratuits et des logiciels payants.

Un logiciel de protection des données automatise le respect de la réglementation relative à la protection des données, car il permet une gestion rapide et complète de tous les processus.

Vous avez la possibilité de :

  • Gérer facilement le registre des traitements, la cartographie des données présentes dans votre entreprise grâce aux nombreuses fonctionnalités de notre logiciel
  • Générer des documents conformes de façon instantanée
  • Gagner du temps dans la gestion de votre politique de confidentialité
  • Faire des économies de coûts

Dans un premier temps votre organisation doit vérifier qu’elle a le droit de collecter les données de la personne concernée (consentement des personnes, contrat, obligation légale…) puis s’assurer qu’elle ne collecte que les données strictement nécessaires.

Par la suite il conviendra de vérifier comment les personnes concernées sont informées du traitement de leurs données personnelles (site internet, contrats…). Les sous-traitants doivent également respecter leurs obligations.

Il faudra par la suite mettre en place les différentes mesures de sécurité nécessaires.

Toute donnée qui permet d’identifier directement ou indirectement une personne physique est considérée comme une donnée personnelle (ex : nom, prénom, adresse postale, adresse mail, de téléphone, n° de sécurité sociale, adresse IP…). Dans le cas où votre organisation dispose de ce type de données vous devez tenir un registre de traitements.

Il est recommandé de:

  • Vérifier le système informatique : sécurité, archivage des données, type de données collectées, manière dont les données sont collectées et stockées…
  • Vérifier les contrats : contrats avec les clients et les fournisseurs, contrats de travail, contrats avec les prestataires informatiques, …
  • Envisager de souscrire une assurance « cyber » en fonction des risques liés aux données traitées et à l’activité

De très nombreuses données personnelles relatives aux employés sont nécessaires pour la gestion de leur carrière au sein de votre organisation. Par exemple pour la rémunération, le registre unique du personnel… Le RGPD prévoit un droit des personnes concernées par des traitements de leurs données personnelles à la suppression desdites données. Ce droit implique notamment de fixer, pour les différents types de traitement effectués au sein d´une entreprise/d´un organisme, des durées de conservation des données à l´issue desquelles celles-ci sont supprimées.

Voici quelques exemples :

  • Dossiers de candidature : 2 ans après le dernier contact avec la personne (si la personne n´a pas donné son consentement à une conservation pour une durée plus longue)
  • Registre unique du personnel : 5 ans à partir de la date du départ du salarié
  • Logs de connexion des employés :6 mois maximum
  • Comptabilisation des horaires des salariés : 5 ans maximum
  • Bulletins de salaire : 5 ans en version papier / 50 ans en version électronique
Le RGPD s’applique à toute organisation, publique et privée, quels que soient sa taille, son pays d’implantation et son activité, qui traite des données personnelles de personnes établies sur le territoire de l’Union européenne.
Votre organisation doit répondre à une demande dans les meilleurs délais et ceci dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Vous pouvez cependant prolonger le délai de réponse de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Vous devez alors faire savoir à la personne concernée le motif de cette prolongation dans le mois suivant la réception de sa demande.
Le RGPD exige que les responsables du traitement des données et les sous-traitants mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles (TOM). Le RGPD adopte une approche basée sur le risque pour déterminer le niveau de mesures techniques et organisationnelles requises dans chaque cas. Il sera pris en considération la nature et mais également le volume des données à traités, la sensibilité des données et les risques associés aux opérations de traitement spécifiques.

Le RGPD définit les informations protégées comme des “données personnelles”. Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, y compris

  • Nom, prénom
  • Identifiants (ex. n° client)
  • Données de localisation
  • Identifiant de connexion informatique
  • Un ou plusieurs facteurs spécifiques à l’identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale
Le RGPD régit certains types de relations avec les fournisseurs. Selon le RGPD, le responsable de traitement doit s’assurer que le fournisseur respecte certaines obligations. En effet, le RGPD reconnaît le rôle du “sous-traitant” en tant que partie qui traite les données personnelles au nom et sur les instructions d’un responsable de traitement. Les sous-traitants doivent se conformer strictement aux instructions du responsable du traitement. D’autres obligations du RGPD prévoient la rédaction et la signature d’un contrat de traitement des données entre votre entreprise et son fournisseur.

Une autorité de contrôle ou la CNIL peut imposer une amende allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel, ainsi qu’émettre des avertissements ou des réprimandes.

Vous avez d’autres questions sur la RGPD ? Nos experts peuvent répondre à vos questions ceci en fonction de vos besoins. Contactez-nous dès à présent

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